La scelta del software gestionale è un passaggio importante per una piccola o media impresa. Il gestionale, infatti, supporta numerose attività quotidiane e contribuisce a organizzare informazioni, documenti e processi aziendali.
Con l'evoluzione delle modalità di lavoro, molte PMI si trovano oggi a valutare due possibilità: continuare a utilizzare un software gestionale installato sul PC oppure adottare un gestionale in cloud.
Non si tratta, però, di stabilire quale tecnologia sia migliore in assoluto. Le due soluzioni presentano caratteristiche differenti e possono rispondere a esigenze diverse. Per individuare quella più adatta è quindi necessario considerare il modo in cui l'azienda opera, il numero di utenti, la propria infrastruttura e gli obiettivi futuri.
Gestionale in cloud e software sul PC: cosa significano?
Prima di analizzare le differenze, è utile capire come funzionano i due modelli.
Un software gestionale on premise, o installato localmente, viene eseguito direttamente sui computer dell'azienda o su un server interno. I dati vengono quindi conservati all'interno dell'infrastruttura aziendale.
Un gestionale in cloud, invece, utilizza infrastrutture remote alle quali l'utente accede generalmente attraverso Internet, spesso tramite browser.
La differenza principale riguarda, dunque, dove viene eseguito il software, dove vengono conservati i dati e come gli utenti accedono al gestionale.
Software gestionale installato sul PC: caratteristiche e aspetti da valutare
Il modello on premise rappresenta l'approccio tradizionale alla gestione dei software aziendali.
Il programma viene installato sui dispositivi dell'impresa oppure su un server interno. L'azienda mantiene quindi un controllo diretto sull'infrastruttura e sulla configurazione del sistema.
Questo modello può essere particolarmente adatto a realtà che lavorano prevalentemente in una singola sede, dispongono già di un'infrastruttura informatica adeguata e hanno esigenze di accesso relativamente semplici.
Allo stesso tempo, la gestione locale comporta alcune responsabilità. L'impresa deve occuparsi, direttamente o attraverso un fornitore IT, di aspetti come:
- installazione e configurazione del software;
- aggiornamenti;
- manutenzione dell'infrastruttura;
- backup dei dati;
- protezione dei dispositivi;
- gestione di eventuali guasti hardware o problemi tecnici.
Un ulteriore elemento da considerare riguarda l'accesso da remoto. Se il software è installato su un computer o su un server aziendale, lavorare al di fuori della sede può richiedere configurazioni e strumenti aggiuntivi.
Software gestionale in cloud: caratteristiche e aspetti da valutare
Nel modello cloud, il software viene utilizzato attraverso un'infrastruttura remota. L'accesso avviene generalmente tramite Internet, utilizzando credenziali personali e un dispositivo compatibile.
Questo può facilitare l'accesso al gestionale da sedi diverse e rendere più semplice la collaborazione tra utenti che non si trovano nello stesso luogo.
Anche in questo caso, però, esistono aspetti da valutare attentamente. L'utilizzo del cloud richiede una connessione Internet e rende importante verificare le caratteristiche del servizio offerto dal provider, in particolare per quanto riguarda:
- sicurezza informatica;
- gestione e localizzazione dei dati;
- sistemi di backup;
- disponibilità del servizio;
- procedure di ripristino;
- gestione degli aggiornamenti;
- assistenza tecnica.
Non tutti i servizi cloud, infatti, offrono gli stessi livelli di sicurezza, continuità e supporto.
Quali sono le differenze principali?
Le differenze tra le due modalità diventano più evidenti osservando alcuni aspetti concreti della gestione quotidiana.
Installazione e infrastruttura
Con un software gestionale installato localmente, l'azienda deve disporre di computer e, quando necessario, server adeguati a supportare il programma.
Nel cloud, l'infrastruttura necessaria per l'esecuzione del servizio viene generalmente messa a disposizione dal provider.
Accessibilità
Un gestionale installato su PC è normalmente legato alla postazione o alla rete sulla quale è stato configurato. L'accesso da remoto può essere possibile, ma potrebbe richiedere soluzioni specifiche.
Un gestionale cloud è invece progettato per essere raggiunto tramite Internet e può quindi risultare più semplice da utilizzare da luoghi e dispositivi differenti.
Aggiornamenti
Nel modello locale, gli aggiornamenti possono richiedere interventi manuali o il supporto di un tecnico.
Con una soluzione cloud, gli aggiornamenti vengono generalmente gestiti dal fornitore del servizio.
Gestione e sicurezza dei dati
Nel caso di un software installato localmente, la responsabilità della protezione dei dati dipende in larga parte dall'infrastruttura dell'azienda e dalle procedure adottate.
Backup regolari, sistemi di sicurezza aggiornati e corretta manutenzione sono fondamentali per evitare la perdita delle informazioni.
Nel cloud, queste attività vengono normalmente gestite, almeno in parte, dal provider.
Continuità operativa
Il software installato localmente può essere utilizzato anche senza una connessione Internet. Al tempo stesso, un guasto al computer o al server sul quale è presente il programma può rendere temporaneamente indisponibile il gestionale.
Il cloud, invece, dipende dalla disponibilità della connessione Internet e del servizio remoto. In presenza di una connessione adeguata, permette però di accedere al sistema anche da un dispositivo diverso da quello abitualmente utilizzato.
Collaborazione tra utenti
Quando più persone devono lavorare sugli stessi dati, la gestione degli accessi diventa un fattore importante.
Un sistema locale può supportare il lavoro multiutente, ma potrebbe richiedere una configurazione specifica della rete e dell'infrastruttura aziendale.
Le soluzioni cloud possono facilitare l'accesso contemporaneo da sedi differenti.
Software gestionale cloud o locale: quale scegliere?
Non esiste una risposta universale. La scelta dovrebbe partire dalle caratteristiche concrete dell'impresa.
Un'azienda dovrebbe, ad esempio, considerare:
- quante persone utilizzeranno il gestionale;
- se il lavoro viene svolto in una o più sedi;
- quanto è importante l'accesso da remoto;
- quali infrastrutture informatiche sono già disponibili;
- quanto controllo diretto si desidera mantenere sui sistemi;
- quali sono le competenze IT presenti internamente;
- come vengono gestiti backup e sicurezza;
- quanto è stabile la connessione Internet;
- quali sono i costi complessivi della soluzione;
- quali esigenze potrebbero emergere con la crescita dell'azienda.
Per una PMI che lavora principalmente da un'unica sede e dispone già di un'infrastruttura adeguata, un software locale può continuare a essere una scelta funzionale.
Al contrario, per un'organizzazione distribuita tra più sedi o con una forte necessità di accesso da remoto, una soluzione cloud può offrire caratteristiche maggiormente coerenti con il proprio modello operativo.
La valutazione dovrebbe quindi tenere conto non soltanto del prezzo del software, ma del costo complessivo di gestione, delle funzionalità disponibili e della capacità della soluzione di adattarsi ai processi aziendali.
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La scelta tra gestionale in cloud e software on premise non deve necessariamente portare a una soluzione unica per tutte le aziende. Ogni PMI ha infatti esigenze organizzative, infrastrutturali e operative differenti, che possono cambiare anche nel tempo.
Per questo è importante poter contare su una soluzione gestionale flessibile, capace di adattarsi al modo in cui l'azienda lavora.
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